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Kbis, extrait RNE, avis de situation : trois documents, trois usages
Ils décrivent la même entreprise et ne se valent pas. Ce que chacun prouve, qui le délivre, ce qu'il coûte, et lequel demander selon ce qu'on vous réclame.
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Trois documents circulent, et la confusion entre eux est la première cause de dépense inutile sur ce sujet. Voici ce qui les sépare, en une phrase chacun, puis en détail.
En une phrase
Le Kbis est la carte d’identité d’une société immatriculée au registre du commerce, délivrée par un greffe de tribunal de commerce.
L’extrait du registre national des entreprises est la fiche de toute entreprise inscrite au registre national, quel que soit son statut, délivrée gratuitement par le service public.
L’avis de situation est la fiche d’immatriculation au répertoire des entreprises et des établissements tenu par l’institut statistique. Il porte le numéro d’identification et l’adresse, gratuitement.
Ce que chacun prouve
Le Kbis prouve l’existence juridique de la société, et il porte des informations que les autres n’ont pas : l’identité du représentant légal telle qu’inscrite au registre du commerce, les éventuelles procédures collectives, le capital.
L’extrait du registre national prouve l’inscription et donne l’identité, l’objet et l’adresse. Il ne porte pas la certification d’un greffe.
L’avis de situation prouve l’existence de l’établissement dans le répertoire statistique, avec son numéro. Il est le document le plus simple et le plus souvent suffisant pour ouvrir un compte fournisseur ou justifier d’un numéro d’identification.
Lequel demander, selon la demande
« Un Kbis de moins de trois mois », écrit noir sur blanc par une banque, un bailleur ou un donneur d’ordre : c’est le Kbis, et le canal officiel des greffes est le seul à le délivrer. Il est gratuit pour le dirigeant de la société concernée, payant pour un tiers.
« Un justificatif d’immatriculation », sans autre précision : l’extrait du registre national suffit dans la plupart des cas, et il est gratuit.
« Votre numéro d’identification » : l’avis de situation, gratuit, immédiat. La requête « avis de situation sirene » n’est cherchée que 600 fois par mois, contre 90 700 pour « kbis » : c’est très exactement l’écart entre ce que les gens demandent et ce dont ils ont besoin.
Le réflexe qui économise
Demandez au demandeur. Une phrase suffit : « avez-vous besoin d’un extrait certifié par le greffe, ou un justificatif d’immatriculation suffit-il ? »
Dans une bonne partie des cas, la personne en face n’a pas de réponse arrêtée : elle a demandé « un Kbis » parce que c’est le mot qu’on emploie. L’extrait gratuit passe alors sans difficulté.
Le piège du document périmé
Aucun de ces trois documents ne périme au sens strict : ils décrivent une situation à une date. C’est le demandeur qui exige une date récente, et il a raison de le faire, une société pouvant changer de dirigeant ou d’adresse.
Conséquence pratique : ne stockez pas un extrait pour le réutiliser dans six mois. Si le document est gratuit, retéléchargez-le le jour où on vous le demande.
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